Onze eerste nieuwsbrief van 2010 verschijnt wat later dan u van ons gewend bent. Dat komt door de combinatie van een behoorlijke instroom van nieuwe (potentiële) klanten en de vele Algemene Leden Vergaderingen (ALV's) die in deze periode worden gehouden.
De volgende onderwerpen komen aan de orde:
Inschrijving in het Handelsregister: voorkom een boete en/of zelfs gevangenisstraf.
Is het huishoudboekje van uw VvE op orde?
Een gewaarschuwde VvE telt voor twee: pas op voor kaper(s).
Van twee walletjes eten?
Onze volgende nieuwsbrief verschijnt rondom de zomer. Het zou heel leuk zijn als er dan ook één of meer bijdragen van lezers in staan. U bent derhalve uitgenodigd om ons deelgenoot te maken van uw ervaringen. |
| Wilt u meer weten over wat Alzio voor u kan betekenen? Bezoek onze website op www.alzio.nl voor meer informatie. |
 |
Inschrijving in het Handelsregister:
voorkom een boete en/of zelfs gevangenisstraf (nogmaals ter herinnering) |
Het blijkt dat nog erg veel VvE's niet of niet tijdig (dat wil zeggen vóór 1 januari 2010) zijn ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dan loopt het bestuur het risico dat een sanctie wordt opgelegd vanwege een economisch delict. Hierop staat een flinke geldboete (maximaal € 16.750) of zelfs een gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden.
Bovendien is de verwachting dat banken VvE's om een uittreksel uit het Handelsregister zullen vragen als de VvE bijvoorbeeld een betaal- of spaarrekening wil openen of de tekeningbevoegdheid wil wijzigen, bijvoorbeeld bij een wisseling binnen het bestuur of van beheerder.
Mede in het belang van de VvE zelf, doet het bestuur of hun VvE-beheerder er verstandig aan om nu heel snel hun vereniging(en) in het Handelsregister te (laten) registreren. Wij helpen uw VvE daar graag bij. Overigens, ook als uw VvE zich in 2010 inschrijft, dan zult u ook worden gefactureerd voor de bijdrage voor 2009.
| Is het huishoudboekje van uw VvE op orde? |
Het verplicht inschrijven van de VvE in het Handelsregister is ook belangrijk in verband met het navolgende onderwerp. Actieve VvE's hebben een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) en een daarop gebaseerd meerjarenonderhoudsfonds. Dat is wettelijk verplicht. Het saldo van deze 'spaarpot' kan afhankelijk van de grootte van het complex, de leeftijd en staat van onderhoud behoorlijk oplopen.
De eerste vraag is: indien het bedrag hoger is dan € 100.000 is dit dan bij meerdere banken ondergebracht in verband met de garantieregeling van de Nederlandse Bank? Als het goed is wel.
De tweede vraag die het oproept is: op wiens naam staan de bankrekeningen eigenlijk? Hopelijk op die van de VvE. Als het goed is, staat er tenminste één van de bestuursleden als rekeninghouder vermeld. De VvE-beheerder zal gemachtigd moeten zijn, willen zij kunnen incasseren en de facturen betalen. Dat is toch logisch hoor ik u denken, maar de praktijk leert anders. Het komt veelvuldig voor dat een ex-bestuurslid nog als rekeninghouder vermeld staat.
Een aantal VvE-beheerders incasseren of betalen via hun eigen of specifiek voor dit doel geopende bankrekening, vaak deel uitmakend van een verzamelcontract bij dezelfde bank. Dit om zo efficiënt mogelijk elektronisch te kunnen bankieren. In dat geval staat de rekening ook niet op naam van de VvE en is beheerder de enige met procuratie op de rekening.
Een zeer risicovolle aangelegenheid voor de VvE. Want gaat de beheerder onverhoopt failliet dan kan de VvE naar zijn geld fluiten. Bovendien maakt deze werkwijze de geldstromen niet inzichtelijk noch transparant. En zijn de boeken slecht controleerbaar door de kascommissie.
Deze constructie is ook zeer belemmerend om naar een andere beheerder over te stappen. Want banken doen, terecht, heel moeilijk met het overschrijven of machtigen als een rekening niet juist tenaam is gesteld of als zij niet over de identificatiebewijzen beschikken van de rekeninghouder(s) enzovoort.
Zo'n proces kan maanden duren waarin niet wordt geïncasseerd en niet kan worden betaald. Dat is op zijn minst niet goed voor de naam van de VvE bij leveranciers, maar kan ook de continuïteit van de dienstverlening in gevaar brengen: geen schoonmaak meer of reparatie van de lift, geen blokverwarming of... Want leveranciers gaan niet heel lang op betaling van hun facturen wachten.
Hoe zit dit bij uw VvE? Vraag er eens naar bij uw bestuur en/of de beheerder van de VvE.
Een gewaarschuwde VvE telt voor twee:
pas op voor kaper(s) |
Maar wat als voorgaande twee op zichzelf staande onderwerpen bij elkaar komen? Dan kan een VvE worden 'gekaapt'. Met het volgende praktijkvoorbeeld kan dit worden gestaafd.
Stel, tijdens de ALV treedt het driekoppige bestuur van een VvE terug. In dezelfde ALV wordt ook besloten dat het nieuwe bestuur wederom uit drie leden zou moeten bestaan. Er was één lid die zich kandidaat stelde en twee personen zouden nog benaderd worden, zodat wellicht in een volgende vergadering een nieuw bestuur zou kunnen worden benoemd. Het teruggetreden bestuur bleef derhalve demissionair in functie.
Het lid dat zich kandidaat had gesteld, heeft zonder enig overleg de VvE laten inschrijven in het Handelsregister met zichzelf als enig bestuurder. Met het uittreksel uit het Handelsregister is hij vervolgens naar de bank gestapt en heeft de rekeningen van de VvE laten overschrijven naar een ander bankfiliaal, en heeft zo tegelijkertijd de procuratie over de rekeningen verkregen. De bank is van mening aan zijn zorgplicht te hebben voldaan omdat ze overeenkomstig een uittreksel uit het Handelsregister de mutaties heeft aangebracht.
Hierna kunt u lezen wat de gevolgen kúnnen zijn, en dan zult u waarschijnlijk net als wij, hierbij grote vraagtekens plaatsen. Wellicht ten overvloede, ook een VvE-beheerder kan zich op vrijwel dezelfde manier 'ontfermen' over een VvE.
Wij constateerden dat de KvK niet controleert of iemand daadwerkelijk bevoegd is om een VvE in te schrijven. Ook niet of de persoon de rechtmatige vertegenwoordiger is van de VvE. Bijvoorbeeld door een verklaring te verlangen van het vorige bestuur en/of de notulen van de ALV waarin bestuursleden werden benoemd en/of af zijn getreden. De KvK beroept zicht op het feit dat de persoon in kwestie verklaart door ondertekening dat hij een bevoegde functionaris is. Als later blijkt dat dit niet zo is, is dat een onwettige daad.
Ondertussen zit de VvE wel met de 'gebakken peren'. De - ten onrechte - ingeschrevene kan als enige over de rekening(en) beschikken en naar willekeur betalingen verrichten. Indien hij/zij te goeder trouw is en naar behoren functioneert, is er niet zoveel aan de hand. Is de ingeschrevene wel te kwader trouw en hij/zij 'plundert' de rekeningen... dan kan het lang duren voordat de VvE haar geld weer terug ziet, of helemaal nooit. Kortom, ook een gewaarschuwde VvE telt voor twee.
Hoe dit te voorkomen? Helaas, te voorkomen is het niet. In zo'n geval moeten de rechtmatige bestuurder(s) op basis van een uitreksel per omgaande en aangetekend bezwaar aantekenen tegen de inschrijving van de KvK. Als u dit vergezeld doet gaan van de juiste 'bewijsstukken', dan rest de KvK niets anders dan te corrigeren. En dan maar hopen dat te goeder trouw is gehandeld.
Hoe zit dit bij uw VvE? Vraag er eens naar bij uw bestuur en/of de beheerder van de VvE.
VvE's betalen hun beheerders uiteraard voor hun werkzaamheden. Maar wat bij makelaars maar ook in de financiële wereld al lang bekend is en ook aan banden is en wordt gelegd, is het vragen van provisies aan twee partijen. In VvE-land is er nog een lange weg te gaan.
Wat er is aan de hand? VvE's vragen vaak aan hun beheerder één of meer contracten voor bijvoorbeeld de schoonmaak en offertes voor een verbouwing of onderhoud. Wist u dat de VvE-beheerder nogal eens (omzet)provisie van zo'n 8 - 15% vraagt aan de betreffende leverancier? En er soms zelfs nog een opslag (10 - 25%) in rekening brengt voor hun coördinatie? Veelal zonder dat de VvE dat weet.
In onze optiek dient een beheerder maar één belang te dienen en dat is die van de VvE. Alzio vraagt/bedingt geen provisie bij leveranciers, noch wordt er een opslag gehanteerd. Wij willen uiteraard ook betaald worden voor onze werkzaamheden. Dat doen wij door heel transparant op te geven hoeveel tijd wij verwachten er aan te besteden en tegen welk tarief. Zo weet de VvE precies wat ze krijgt voor welk geld.
Hoe zit dit bij uw VvE? Vraag er eens naar bij uw bestuur en/of de beheerder van de VvE. |
